Refund policy
Refund & Reschedule Policy / 返金 & 予約変更ポリシー
Nina Poppins Sitters – Travel Kids Care in Japan
1. Scope
This Refund & Reschedule Policy applies to services provided by Nina Poppins Sitters (“we,” “our,” “us”). It should be read together with our Terms of Service and Privacy Policy. Terms of Service and Privacy Policy.
2. Standard Reservations – Cancellation Window
- 48+ hours before the scheduled start: Refund eligible (payment processing fees and Booking & Arrangement Fee are non-refundable).
- Within 48 hours: 50% cancellation fee.
- Within 24 hours: 100% cancellation fee.
- No-show / Significant Late Arrival: If the client is more than 30 minutes late without prior notice, the booking will be treated as a cancellation and no refund will be issued.
Schedule changes: please notify us at least 1 week in advance where possible.
3. Refund Policy Exceptions
Please note that all bookings are generally non-refundable once payment is completed.
However, in the following cases, refunds will be issued:
- If we are unable to assign a babysitter for your requested date and time.
- If the sitting time is shortened due to our company’s circumstances (e.g., sitter delay, emergency, etc.).
- If the service cannot be provided as scheduled due to reasons attributable to Nina Poppins.
Refunds will be processed to the same payment method used for the original transaction.
Please allow several business days for the refund to be reflected.
4. Rescheduling for Standard Bookings
- Up to 1 week before: Rescheduling is free of charge.
- Within 48 hours: Rescheduling possible with a $30 fee.
- Within 24 hours: Rescheduling not allowed — treated as a cancellation (cancellation fees above apply).
Minor Time Adjustments on the Same Day
For bookings within 48 hours, minor time adjustments on the same day (e.g., shifting the start time earlier or later) may be made without a change fee, provided that:
- The total sitting hours and fee remain the same.
- The change is agreed upon by both the client and the assigned sitter.
However, rescheduling to a different date or assigning a different sitter will incur the standard change fee.
Changes After Payment
After payment has been completed, date and time changes may be possible depending on sitter availability.
- If the revised booking is shorter than the original reservation, the difference will not be refunded.
- If the revised booking exceeds the original reservation, additional charges will apply.
5. Long-Term Booking & Deposit
- Deposit: For long-term bookings, the 50% deposit is non-refundable once the booking is confirmed.
- Cancellation: If a long-term booking is cancelled after confirmation, the deposit will be retained and the remaining balance will not be charged.
- Force Majeure: In the event of flight delays, severe weather, or other unavoidable circumstances, we will make reasonable efforts to adjust the schedule where possible. Please note that any additional costs incurred due to changes may be the responsibility of the client.
6. Travel Nanny Reservations – Cancellation Window
- Non-Refundable: Once a Travel Nanny booking is confirmed, all payments including the deposit are strictly non-refundable.
- Cancellation After Full Payment: If the booking is cancelled after full payment has been completed, 100% of the total amount is non-refundable.
- Shortened Travel: If the travel period is shortened, no refunds will be issued for any unused portion.
- Force Majeure: In the event of flight delays, severe weather, or other unavoidable circumstances, we will make reasonable efforts to adjust the schedule where possible. Please note that any additional costs incurred due to changes or rebooking may be the responsibility of the client.
7. Non-Refundable Items
- Payment processing fees charged by payment providers.
- The $50 Booking & Arrangement Fee once the booking is confirmed, even in case of cancellation by the client.
- Travel fees, and holiday surcharges once the booking is confirmed.
- Optional concierge fees (e.g., restaurant booking support) once work has started.
- Third-party purchases (e.g., theme park tickets) follow the supplier’s policy; our service fee portion is non-refundable.
8. Holiday Dates 🎄✨
The following dates are designated as holiday surcharge days:
- Christmas: December 23, 24, 25
- New Year’s: December 29, 30, 31 and January 1, 2, 3, 4, 5
Standard cancellation rules above apply; however, the holiday surcharge itself is non-refundable once the booking is confirmed.
9. Extensions & Early Return
- Extensions are billed per our hourly rate and are non-refundable once provided.
- Early Return: if the client ends the service earlier, unused booked time is non-refundable.
10. Force Majeure & Safety
We are not liable for cancellations caused by events beyond reasonable control (e.g., extreme weather, transport strikes, public safety incidents). If we must cancel for safety reasons, we may offer rescheduling or a refund of the service fee portion paid to us (excluding third-party costs) at our discretion.
11. How to Request a Refund
- Contact us at hello.ninapoppins@gmail.com with your booking name, date/time, and reason.
- We generally review requests within 7–10 business days.
- Approved refunds are issued to the original payment method. Banks/issuers may take additional time to post funds.
12. Currency & Foreign Exchange
Refund amounts are processed in the original transaction currency. Any exchange rate differences or issuer fees are the client’s responsibility.
13. Policy Changes
We may update this Refund Policy from time to time. Updates take effect when posted on our website.
1. 適用範囲
本返金・予約変更ポリシーは、Nina Poppins Sitters（以下「当社」）が提供するサービスに適用されます。 詳細は 利用規約 および プライバシーポリシー と併せてご確認ください。
2. 通常予約のキャンセル期限
- 48時間前まで：返金対象（決済手数料と予約手数料は返金不可）。
- 48時間以内：キャンセル料50%。
- 24時間以内：キャンセル料100%。
- 無断不在・大幅遅刻：開始時刻から30分以上ご連絡がない場合はキャンセル扱いとなり、返金不可となります。
日時変更は、可能な限り1週間前までにご連絡ください。
3. 当社都合による返金対応について
当社の都合により、下記のいずれかの事象が発生した場合は、返金対応を行います。
- ご希望日時に対応可能なシッターが見つからなかった場合
- 当社またはシッターの事情により、シッティング開始・終了時間が短縮となった場合
- 当社の都合により、予定通りのサービス提供ができなかった場合
返金は、ご利用いただいたお支払い方法と同じ方法で処理いたします。
返金の反映には数営業日を要する場合がございます。
4. 通常予約の日時変更について
- 開始1週間前まで：無償で日時変更が可能です。
- 開始48時間以内：日時変更は可能ですが、$30の変更手数料が発生します。
- 開始24時間以内：日時変更はできず、キャンセル扱いとなります（上記キャンセル料が適用されます）。
同日内の軽微な時間変更について
ご予約が開始48時間以内の場合でも、同一日の中で開始時間を前後に調整するなどの 軽微な時間変更については、以下の条件を満たす場合に限り 変更手数料は発生いたしません。
- 合計のシッティング時間および料金に変更がない場合。
- お客様とシッター双方の同意がある場合。
ただし、別日への変更や、シッターの変更を伴う日程調整の場合は、 通常の変更手数料が発生いたします。
お支払い後の変更について
お支払い完了後の日時変更は、シッターの空き状況に応じて対応可能な場合がございます。
- 変更後のご予約時間が元のご予約より短くなった場合、差額の返金はいたしかねます。
- 変更後のご予約が元のご予約時間を超える場合、追加料金が発生いたします。
5. 長期予約およびデポジット
- デポジット：長期予約は、予約確定後デポジット（総額の50％）は返金不可となります。
- キャンセル：長期予約が確定後にキャンセルされた場合、デポジットのみ頂戴し、残金のご請求はいたしません。
- 不可抗力：フライト遅延、悪天候、その他やむを得ない事情が発生した場合、可能な範囲で日程調整を行います。ただし、変更に伴い発生する追加費用はお客様のご負担となる場合がございます。
6. トラベルナニー予約の返金について
- 返金不可：トラベルナニー予約は一度確定した後、デポジットを含め、すべての支払いは返金不可となります。
- 残金支払い後のキャンセル：残金お支払い完了後にキャンセルされた場合、100％返金不可となります。
- 旅行短縮：ご旅行期間が短縮された場合でも、未使用分の返金はございません。
- 不可抗力：フライト遅延や天候などやむを得ない事情の場合、可能な範囲で日程調整を検討いたします。なお、変更や再手配に伴う追加費用はお客様のご負担となる場合がございます。
7. 返金対象外
- 決済事業者による処理・取引手数料。
- ご予約確定後の $50 の予約・手配手数料（お客様都合によるキャンセルの場合も返金不可）
- 予約確定後のトラベル費、ホリデー追加料金。
- オプション（例：レストラン予約サポート）に着手後の手数料。
- テーマパーク等の第三者購入品は各事業者のポリシーに従います。当社サービス手数料部分は返金不可です。
8. ホリデー対象日 🎄✨
以下の日程はホリデー追加料金対象日です：
- クリスマス：12月23日、24日、25日
- ニューイヤー：12月29日、30日、31日、1月1日、2日、3日、4日、5日
上記の標準キャンセルルールは適用されますが、ホリデー追加料金は予約確定後は返金不可です。
9. 延長・早期終了
- 延長：延長分は当社の時間料金で計算し、提供後の返金はできません。
- 早期終了：お客様のご希望で予定より早く終了した場合、未使用分の返金はできません。
10. 不可抗力・安全上の理由
天候・交通ストライキ・公衆安全上の事由など、当社の合理的管理を超える事象によるキャンセルについて、当社判断で振替または当社に支払われたサービス料金部分の返金（第三者費用を除く）を行う場合があります。
11. 返金申請方法
- 予約名・日時・理由を明記のうえ、hello.ninapoppins@gmail.com までご連絡ください。
- 通常、営業日7〜10日以内に審査しご案内します。
- 承認された返金は元のお支払い方法へ処理します。カード会社等の反映まで追加日数を要する場合があります。
12. 通貨・為替
返金は原取引通貨で処理します。為替差損や発行体の手数料はお客様のご負担となります。
13. ポリシーの変更
本返金ポリシーは予告なく更新される場合があります。更新は当ウェブサイト掲載時に効力を生じます。
If there is any difference between translations or versions, the latest English version on our website will prevail.